Blog FINANCE | 10 septiembre 2018

Hacia un nuevo enfoque para elaborar el presupuesto anual

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La elaboración del presupuesto anual de cualquier empresa es una de las tareas clave en su desarrollo y crecimiento, sin que importe su dimensión de negocio o volumen. No obstante, son pocas las empresas que realmente comprenden esta importancia y disfrutan del proceso de elaboración presupuestaria para, además, transformar este ejercicio y establecerlo como una manera de otorgar a la organización empresarial al completo de un enfoque de «empoderamiento» integral, entre otras acciones estratégicas.

Según Tom Willman, líder en consultoría financiera en The Hackett Group, «hay pocos procesos que generen tanto desdén en una organización como el de la elaboración del presupuesto anual. Muchas compañías crean un plan anual que termina siendo irrelevante y desactualizado en el momento en que se aprueba, debido a las cambiantes condiciones del mercado». No obstante, con una nueva perspectiva sobre cómo elaborar un presupuesto anual, la forma de implicar a la organización al completo en ese proceso y la utilización del plan anual como instrumento transformador y de crecimiento, puede disparar los beneficios, tanto en el día a día como en la cuenta de resultados a corto y medio plazo.

El presupuesto anual, mucho más que una herramienta de control

De manera generalizada, puede decirse que los altos ejecutivos empresariales cuentan — o lo han hecho tradicionalmente — con el presupuesto como una manera de dirigir y controlar el funcionamiento de la organización. No obstante, ya hay muchos responsables de esta tarea que ven en el presupuesto una herramienta más poderosa y versátil. Gracias al mismo pueden transformar a las organizaciones, otorgándoles mayor poder de decisión y convirtiéndolas en entidades mucho más flexibles y adaptables. La elaboración presupuestaria escala desde una labor altamente politizada de rellenado de formularios hasta una posición en la que realmente pueden transformar a las empresas, coordinando y validando sus estrategias y transformando por completo su gestión.

La comunicación como clave del éxito

Una buena comunicación es esencial para hacer del presupuesto un ejercicio transformador. Debería ser desarrollado por el departamento de planificación, que a su vez debe trabajar condicionado por los factores externos del mercado y por las estimaciones acerca de la rentabilidad. Distribuir un formulario a los departamentos comerciales, con cuadros y tablas que deben rellenarse con datos financieros, debe ser reemplazado por una comunicación transparente que plantee escenarios realistas sobre el desempeño, expresados en términos operativos, tales como el crecimiento del volumen de mercado, el crecimiento del volumen de ventas, la fijación de precios, las tasas de interés, los precios de las materias primas, los precios de los servicios públicos, etc.

Una solución colaborativa que permita utilizar los datos de manera útil

Si realmente pretendemos que el proceso de elaboración del presupuesto tenga valor, es esencial que las cifras presupuestarias sean realistas. Esto significa que la planificación, la previsión y la elaboración de informes para su comparación deben «hablar el mismo idioma». Algo así se logra de manera más eficiente si estas tres áreas estratégicas están vinculadas a una única base de datos central, preferiblemente multidimensional. Un software de gestión específico para la gestión del presupuesto y forecast como el proporcionado por Talentia Software –Talentia Budgeting & Planning– puede ayudarle a conseguir un presupuesto como herramienta transformadora que realmente marque la diferencia en su desarrollo empresarial.

Un presupuesto optimizado es algo casi imposible de obtener si los datos se diseminan y disgregan en múltiples sistemas de hoja de cálculo. La solución permite un proceso de creación de presupuesto más dinámico, de un modo colaborativo y con el presupuesto automáticamente recalculado si la revisión muestra errores o cifras poco realistas, o si los eventos cambian en tiempo real. Un gran cambio o un viraje inesperado en el mercado puede hacer que el presupuesto original sea irrelevante, por lo que debe volver a ejecutarse rápidamente durante el transcurso del año, algo que se evita si el software se adapta a la realidad, y no al contrario.