Blog FINANCE | 21 noviembre 2018

Tareas clave y buenas prácticas en la elaboración de presupuestos

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Hay pocos procesos, en la vida corporativa, que generen tanta desidia y conflictos como la elaboración de los presupuestos anuales que, en algunos casos, se tornan irrelevantes o dejan de reflejar la realidad del mercado a la que hacen referencia en cuanto son aprobados.

De hecho, son muy pocos los que disfrutan del proceso mismo de elaboración presupuestaria. Casi nunca parecen equipararse los esfuerzos necesarios para presupuestar con los resultados y beneficios estratégicos obtenidos. No obstante, una correcta elaboración presupuestaria, con una nueva perspectiva, es clave para el éxito de cualquier organización actual.

El apoyo estratégico de una contabilidad financiera renovada

Dentro de la concepción clásica de contabilidad —un área asociada a tareas grises, con escaso efecto real en la vida empresarial —, el presupuesto se ha concebido como una herramienta útil sólo para altos ejecutivos, pues les permita dirigir y controlar la organización desde una sede central. Esto no ha hecho más que afianzar la — falsa — idea de que el presupuesto estaba, en parte, desvinculado de la marcha real de la empresa o de las condiciones tangibles del mercado, en un momento determinado. Además, este concepto erróneo de la contabilidad financiera y el presupuesto ha acrecentado su «mala prensa» en el resto de departamentos y favorecido los conflictos entre las áreas directivas y financieras.

Algo más que ratios financieros

No obstante, el presupuesto es una herramienta clave para el desarrollo de la empresa y la consecución de sus objetivos, tanto financieros como corporativos. Una concepción más amplia y adaptada a la realidad actual del concepto de presupuesto permite la evolución de esta herramienta, de un ejercicio altamente politizado, basado en el rellenado de formularios y hojas de cálculo a una herramienta transformadora de primer orden que permita la evolución y el crecimiento empresarial, acorde a las necesidades actuales de los mercados y las dinámicas de trabajo.

Buenas prácticas con los presupuestos

Un experto del sector como David Geere, de Deloitte Analytics, asegura que “el presupuesto debe confirmar y contribuir en la dirección estratégica de la organización”.

Para que esto sea así conviene llevar a cabo una serie de buenas prácticas en la elaboración del presupuesto anual.

La primera y una de las principales es la comunicación. Resulta más efectivo cuando el equipo directivo comunica a todo el equipo de trabajo objetivos y ratios financieros y de procedimiento claros y realistas, más allá de negociaciones y enfrentamientos interdepartamentales o distribución de formularios para rellenar.

Por otro lado, el presupuesto debe ser realista y estar estrechamente vinculado, tanto a las condiciones reales del mercado como a las líneas estratégicas de la empresa. También es importante que se disminuyan los ciclos de tiempo necesarios para la elaboración de un presupuesto «mejorado» con esta nueva perspectiva transformadora, aumentando su eficiencia y disminuyendo las fricciones derivadas del proceso, haciendo partícipe del presupuesto a toda la organización, de manera integral.

El software de gestión financiera y una nueva perspectiva del presupuesto

Para llevar a buen puerto esta nueva perspectiva de los presupuestos anuales, es necesario contar con las herramientas apropiadas, comprometidas con esta filosofía de trabajo y consciente de todo el potencial transformador que implica.

Un software de gestión financiera permite un mejor consumo, flujo y manejo de datos, la validación permanente del flujo de trabajo, la recolección de información de calidad y elaboración de informes útiles y exentos de fallos y la mejora ostensible del trabajo en equipo, alineado con una estrategia corporativa determinada.