Finanzas | 28 septiembre 2020

Cómo asegurar la calidad de tu información contable y financiera

5 tips para asegurar la calidad de tu información contable y financiera

La gestión empresarial adquiere mayor complejidad en esta etapa de adaptación al ‘next normal’ en plena crisis del coronavirus. Ahora más que nunca se necesita una visión completa y veraz, y realizar una gestión proactiva de la información contable y financiera de la empresa.

La complejidad e incertidumbre actuales retan a la Dirección Financiera

En efecto, las empresas tienen que hacer frente a un “shock” de oferta por el cierre o inactividad temporal de fábricas o negocios, a problemas de abastecimiento y a complejas disrupciones en las cadenas de suministro. Sobre este choque de oferta se añade una caída en la demanda. En este entorno cambiante se multiplican los riesgos.

En consecuencia, la gestión económico-financiera y presupuestaria del Director Financiero y su equipo se enfrenta a nuevos retos:

  • Las demandas de información contable y financiera de la Dirección General, accionistas, direcciones operativas, empresa matriz, etc., son más urgentes si cabe y piden que dicha información sea confiable.
  • En este contexto del ‘next normal’, se multiplican las tareas y los procesos de recogida de información para una correcta medición del rendimiento del negocio (reporting, tesorería, consolidación, cobros, pagos, etc.).
  • La gestión financiera post COVID-19 requiere una constante supervisión de los indicadores de control y riesgos.
  • La mejora continua de los procesos va a permitir reducir costes operativos y paliar así los efectos de la crisis en las finanzas corporativas.

Gestionar la información contable y financiera en base a 5 pilares

Para afrontar esos retos se precisa enfocar la gestión de la información en dos direcciones:

  • Controlar su calidad y coherencia teniendo en cuenta los objetivos fijados.
  • Asegurar un pilotaje eficiente de la actividad gracias a los indicadores y análisis utilizados.

Veamos algunos pilares que pueden apoyar en este cometido al Director Financiero y sus colaboradores, desde el Accounting Director y los responsables de Consolidación o Presupuestos hasta el Controller Financiero.

1. Presentar la información con un enfoque global

Un enfoque global permite controlar la coherencia de la información financiera teniendo en cuenta los objetivos fijados y presentar la evolución de los indicadores o KPIs respecto a dichos objetivos. Por ejemplo, en estos aspectos:

  • Medir el rendimiento de la empresa y de sus servicios.
  • Informar de las desviaciones que se han producido y diagnosticar las causas de las mismas.
  • Asegurar que se respetan las reglas internas y externas.
  • Justificar un indicador sintético a través de un zoom sobre el detalle de sus componentes.
  • Identificar visualmente los valores negativos y positivos pertinentes a todos los análisis, etc.

2. Utilizar indicadores y análisis tanto estándar como personalizados

Para controlar la coherencia de la información financiera y presentar la evolución de los indicadores la Dirección Financiera se puede apoyar en KPIs y análisis ya disponibles. Por ejemplo, los que proporciona el software financiero a partir del detalle de los asientos contables o de datos calculados como pueden ser los ratios económicos y financieros, el periodo medio de cobro o DSO y otros.

Sin embargo, se necesita que dicha herramienta sea flexible para permitir el diseño de KPIs y realizar análisis ad hoc en función de las necesidades concretas de la empresa.

También, que facilite destacados por cifras claves, tendencias y alertas con gráficos y tablas en la presentación del análisis de la información contable y financiera.

Así mismo, el software financiero debería permitir que el análisis se suministre en grandes cantidades para satisfacer la mayoría de las expectativas de las direcciones. Y que se guarde en un histórico para establecer comparativas esenciales para la toma de decisiones.

3. Una información financiera que abarque un amplio espectro de funciones

Dicho software tendría que permitir la creación de indicadores y análisis para cada uno de los desgloses realizables de estas funciones empresariales:

  • Clientes y cobro de deudas.
  • Compras e inversión.
  • Gestión del efectivo.
  • Auditoría contable y control interno.

4. Posibilidad de seleccionar datos en base a elecciones múltiples y variadas

En este aspecto es determinante que el software financiero permita que los criterios de selección, de filtros, de totalización o de nivel de detalle, sean múltiples. Por ejemplo:

  • Periodos (año, semestre, trimestre…)
  • Entidades (empresas, establecimientos, departamentos…)
  • Responsables (comerciales, jefe de servicio…)
  • Sectores (país, regiones, ciudades…)
  • Ejes (actividades, tipologías de terceros…)
  • Cualitativo (fidelidad, nivel de riesgo…)
  • Ratios, umbrales
  • Zonas de gestión

5. Gestionar la información de forma colaborativa

La estandarización de los datos facilita el intercambio eficiente de información entre departamentos. Además, la información contable y financiera de la empresa trabaja en beneficio de todos, facilitando la comprensión de los problemas y la toma de decisiones acertadas.

Ciertamente, los negocios saneados y prósperos se basan en una cooperación efectiva. Una solución tecnológica colaborativa, ergonómica e intuitiva, facilita la comunicación entre los responsables de los departamentos y que éstos presenten datos fiables, actualizados y pertinentes.

En conclusión, una información contable y financiera que tenga en cuenta todos los aspectos citados es un apoyo fundamental para analizar, controlar, anticipar y decidir de forma acertada en el difícil contexto en el que se mueven ahora las empresas.

Para lograr esa información de calidad, se necesita un software financiero que permita:

  • Medir el rendimiento de la empresa con un acceso inmediato a indicadores financieros eficaces.
  • Detectar e informar sobre cualquier desviación de los objetivos marcados.
  • Diagnosticar la causa de dichas desviaciones.
  • Proporcionar información relevante para tomar la mejor decisión.

El software de Gestión Contable y Financiera de Talentia tiene estas características y engloba todas estas funciones empresariales: contabilidad administrativa y fiscal, gestión del inmovilizado, gestión analítica, gestión de terceros, gestión de tesorería, revisión contable para el control interno y BI financiero. Es la herramienta idónea para afrontar con éxito los retos de gestión financiera a los que se enfrentan en estos momentos las compañías.