Finanzas | 13 octubre 2020

Controla las Cuentas a Cobrar con Talentia Accounting Review

Controla las Cuentas a Cobrar y evita la preocupación por los impagos

Uno de los efectos de la crisis de la COVID-19 sobre la gestión empresarial es la disminución del importe de ventas debido a la caída disruptiva de la demanda y al parón o reducción de la actividad. También ha crecido la preocupación de las empresas por los posibles impagos de aquí a final de año. La situación reclama incrementar el control financiero sobre las Cuentas a Cobrar, pues han pasado a ser cuentas contables críticas.

Por ello, los clientes están perdiendo poder adquisitivo y como consecuencia, crece la inestabilidad financiera de algunas empresas de menor tamaño. Las más afectadas son las que pertenecen a los sectores más dañados, como el turismo, el ocio, o la automoción.

Crédito y Caución acaba de publicar la actualización de su Índice de Incumplimiento. Refleja un incremento de los niveles de impago en España del 16% en el segundo trimestre de 2020.

Por ello, los departamentos financieros están haciendo verdaderos malabares para gestionar eficientemente el efectivo y la liquidez. Esta gestión da flexibilidad financiera a la empresa, permitiéndole disminuir la búsqueda de fondos externos y ofreciéndole un colchón de seguridad ante la incertidumbre.

La flexibilidad lograda con esta gestión, permite a la empresa disminuir la búsqueda de fondos externos y ofrece un margen de maniobra ante la incertidumbre que afrontan.

Control interno de las Cuentas a Cobrar según el Modelo de las Tres Líneas de Defensa

El Modelo de las Tres Líneas de Defensa del Instituto de Auditores internos (IIA) facilita una gestión proactiva, no solo reactiva, del riesgo. Busca la protección de los activos de la empresa, impulsa la creación de valor y fomenta la colaboración entre los departamentos. 

  • Primera línea de defensa del control interno a nivel operativo. Se centra en la optimización de la gestión de los flujos de ingresos y gastos para reactivar la cuenta de resultados. Gestionar el cash flow generado por esos ingresos y gastos es el alma de toda empresa. Para esa optimización del cash flow es vital la eficiencia en la gestión de las Cuentas a Cobrar (y a pagar). Son protagonistas el director financiero, el Accounting Director y el director de consolidación.
  • Segunda línea de defensa. Se enmarca el control financiero y el cumplimiento de políticas de crédito y cobro y estándares de la administración de dichas cuentas contables. Se centra en la gestión de riesgos y compliance y actúa sobre la primera línea de defensa. Es la función del director de control de gestión.
  • Tercera línea de defensa. Se realiza una supervisión objetiva sobre las dos primeras líneas. Es la función del auditor interno y apoya la preparación de la auditoría externa. Permite remitir información al Consejo y a los socios, a la vez que asegura que las políticas se Buen Gobierno y Responsabilidad Social Corporativa se cumplen.

Beneficios del control interno de las Cuentas a Cobrar

El control de las cuentas de clientes permite determinar:

  • El grado de eficiencia en su gestión
  • La calidad crediticia de las Cuentas a Cobrar de acuerdo con las valoraciones de la empresa o del Grupo
  • El nivel de riesgo asumido por la empresa por la concesión de los créditos
  • El grado de concentración de riesgo de crédito con terceros, etc.

El objetivo es conocer en qué medida la composición de las Cuentas a Cobrar está contribuyendo a generar rentabilidad para el negocio o, por el contrario, la está debilitando. También, si la gestión de la cartera refleja un equilibrio adecuado entre rentabilidad y riesgo.

Gestionar proactivamente el control del riesgo, permite tomar decisiones sobre las políticas de crédito (no vender si no dispone de crédito a clientes) y de cobro (no cobrar en plazo). En definitiva, mejorar y automatizar los procesos para facilitar el cobro y asegurar la viabilidad del negocio.

Talentia Accounting Review, el software de control interno bajo el Modelo de las Tres Líneas de Defensa

Talentia Accounting Review es un solución que digitaliza el proceso de revisión contable basado en el Modelo de las Tres Líneas de Defensa. Permite la revisión colaborativa de todos los grupos de cuentas contables fundamentales para una compañía, entre ellos, las cuentas de clientes. Se pueden crear ciclos especializados en función de:

  • Las necesidades de control internas de la empresa
  • Las políticas de Grupo
  • Sus modelos de negocio o industrias

Nuestro software de revisión contable aporta total flexibilidad para que los usuarios creen y modifiquen los ciclos de revisión, idiomas, periodicidad, etc. E integra herramientas de office, y hojas de cálculo. Permite la digitalización del proceso de revisión contable, generando un diálogo entre los integrantes del equipo de finanzas que participan en el mismo. Controlar determinados grupos de cuentas, (en este caso el de Cuentas a Cobrar o Clientes & Ventas) según su función, generando información adicional de soporte y generando una pista de auditoría para su trazabilidad posterior.

En los Programas de Trabajo se generan diversas preguntas de control que requieren la respuesta y aportación de documentación correspondiente, tras la revisión de las cuentas contables extraídas del propio software de contabilidad (desde sistemas heterogéneos u homogeneizados). Se generan notas resumen del proceso de verificación, o notas de revisión si se ha generado alguna duda y es necesario entablar un dialogo digital con otro usuario de la plataforma.

Todo queda totalmente trazado, localizado y documentado. Se pueden descargar los dossieres o documentos que genera el software o, incluso, segmentar la información y extraerla en un archivo PDF u otro formato. Por ejemplo, compartir la información de clientes dudosos con el Departamento Comercial para que conozcan la actual situación y no continúen vendiendo a esos clientes.

Este es sólo uno de los muchos procesos que se pueden activar digitalmente para controlar las cuentas contables críticas. Existen muchos otros, tales como: Fondos Propios, Inmovilizado Tangible, Inventario, u Operaciones con Socios o asociados. Estos procesos ofrecen la versatilidad y cobertura necesarias para cada sector y su correspondiente modelo de negocio, en base a las circunstancias del momento. Para ello, el software Talentia Accounting Review está pensado para facilitar un control proactivo y agilizar y mejorar la toma de decisiones estratégicas tanto en el corto como en el largo plazo.