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La factura electrónica, la gran aliada de los departamentos de contabilidad

La imprescindible tarea de la facturación era, hasta no hace mucho, una labor tediosa y principalmente manual. Tanto para pequeños empresarios como para departamentos de contabilidad de grandes corporaciones implicaba un considerable gasto en tiempo y recursos, además del riesgo de desatender otras tareas. La implantación de la factura electrónica, no obstante, está invirtiendo la tendencia desde hace años convirtiéndose en una aliada, gracias a sus múltiples ventajas.

Factura electrónica como ahorro de costes

La inexistencia física de la factura implica que no es necesario que esta sea impresa, enviada, almacenada y destruida, cumplido un determinado plazo. Cada uno de estos procesos requiere de un determinado coste en material, por pequeño que sea, en tiempo y en recursos humanos para supervisar la vida útil de la factura, además de su correcta creación y gestión. La factura electrónica, no obstante, tan sólo requiere una conexión a Internet y un mínimo equipamiento informático. Más allá de esto, el proceso de facturación, envío y clasificación puede realizarse a coste cero.

<H2> Transmisión en tiempo real </H2>

La factura electrónica no deja de ser un paquete de datos que puede transmitirse por vía telemática. Aunque para «trabajar» con ella podamos ver en pantalla un equivalente de factura impresa en papel, cualquier factura digital es un conjunto de unos y ceros. Como cualquier conjunto de datos puede adjuntarse a un correo electrónico y transmitirse prácticamente en tiempo real entre el emisor y el destinatario. Esto no sólo agiliza enormemente el proceso de facturación y cobro, sino que permite una comunicación más fluida, minimiza la aparición de fallos y facilita su detección y corrección.

Programas de contabilidad y software de facturación

Gracias al tratamiento informatizado de los datos, tanto la gestión financiera como la contabilidad de cualquier empresa se pueden ver mejoradas con los software destinados a estas tareas específicas. Talentia pone a disposición de las empresas soluciones como Talentia Accounting, que pueden suponer un cambio de paradigma en el funcionamiento interno y una clave para gestionar los ingresos y cobros. Permite el reporting financiero, la contabilidad administrativa y fiscal y gestión auxiliar de deudores y acreedores.

Más seguridad y protección contra el fraude gracias a un programa de facturación

Del mismo modo que ha sucedido con la generalización del uso de la tarjeta de crédito o el pago a través de apps del smartphone, en detrimento del dinero en metálico, la utilización normalizada de la factura electrónica permite una mayor y mejor protección contra el fraude. La facturación electrónica permite hacer un seguimiento mucho más sencillo y pormenorizado de una determinada operación financiera, pues el «rastro digital» es de difícil eliminación y deja constancia de todo el proceso al completo.

Mayores posibilidades de personalización

Todas las herramientas tecnológicas disponibles, tanto para la gestión financiera como para la facturación, permiten un altísimo grado de personalización, en función tanto de las características de la empresa como de sus necesidades y realidad específica. Esto garantiza que la solución de software se adapte a la empresa y no al revés. Con este ajuste perfecto está prácticamente asegurada una mejor gestión y un mejor resultado general en el manejo financiero y la cobertura de las necesidades corporativas.

La imprescindible tarea de la facturación era, hasta no hace mucho, una labor tediosa y principalmente manual. Tanto para pequeños empresarios como para departamentos de contabilidad de grandes corporaciones implicaba un considerable gasto en tiempo y recursos, además del riesgo de desatender otras tareas. La implantación de la factura electrónica,… Read More

Las ventajas del Best of breed en la gestión empresarial

La tecnología implementada en el software de gestión financiera permite mejorar ostensiblemente los resultados en dicha gestión, en la dinámica de trabajo y, tanto en la gestión del Capital Humano como en el rendimiento financiero. Sin embargo, existen sutiles diferencias entre la tipología de software disponible. Aunque un alto porcentaje de corporaciones se ha decantado por software ERP (Enterprise Resource Planning), existe una opción más versátil: el BOB (Best of Breed). ¿Qué diferencias existen y por qué esta última opción es la más aconsejable?

Qué es el ERP y para qué se utiliza

El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución hasta los recursos humanos. Las principales ventajas del ERP es la automatización de procesos de la empresa, la disponibilidad de la información en una misma plataforma, la integración de las distintas bases de datos en un solo soporte informático y el ahorro de tiempo y costes.

El software ERP ofrece integración con soluciones de BI o Business Intelligence, permitiendo realizar informes sobre el estado de la corporación haciendo uso directamente de los datos proporcionados por el sistema ERP. Esto ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de analizar y mejorar procesos internos.

Las ventajas del Best of breed

Este tipo de software se caracteriza por la mayor especificidad. Llega a tener funciones mucho más específicas en cada una de las actividades. Hasta cierto punto tiene lógica: el ERP maneja una gran cantidad de departamentos y de procesos corporativos internos. Por tanto, se hace difícil la especialización.

Los sistemas Best of Breed permiten que la especialización ocurra en un área determinada, lo que logra que las funciones sean mucho más completas y adaptadas para el departamento o área de trabajo para la que ha sido diseñada. Este tipo de software, generalmente, cuenta con una mayor y mejor tasa de actualización, lo que permite ejercer mejor y de manera integral aquellas funciones para las que se ha implementado el software. En ese sentido, Talentia Software presenta dos soluciones de software Best of Breed; una para la gestión del Capital Humano y otra para la gestión del rendimiento financiero.

Otra de las ventajas del Best of Breed es que la mayor especialización se traduce de manera directa en una mayor facilidad de implantación, así como la reducción de los tiempos necesarios para la adaptación dentro del flujo de trabajo corporativo y un aprendizaje más rápido de quien lo utiliza. En líneas generales, cuanto más complejos y dinámicos son los procesos internos de cualquier empresa más y mejores ventajas se extraerán de software de gestión BOB.

El software BOB se configura como la punta de lanza en innovación tecnológica para la gestión financiera y del capital humano. El Best of Breed es sin duda la mejor opción para una gestión óptima, un manejo confiable de grandes cantidades de datos y una especialización que hará del trabajo en el departamento correspondiente un activo más eficiente y productivo.

La tecnología implementada en el software de gestión financiera permite mejorar ostensiblemente los resultados en dicha gestión, en la dinámica de trabajo y, tanto en la gestión del Capital Humano como en el rendimiento financiero. Sin embargo, existen sutiles diferencias entre la tipología de software disponible. Aunque un alto porcentaje… Read More

Big Data y Blockchain: tecnologías innovadoras en la gestión financiera

La tecnología ha irrumpido hace décadas con fuerza en nuestras vidas y en estos años ha transformado radicalmente cómo vemos e interactuamos con el mundo. Todos los órdenes de la vida diaria se han visto mejorados, catapultados y han expandido sus límites gracias a los avances tecnológicos. La gestión financiera no ha quedado lejos de esta convulsión. Dos de los conceptos de aplicación más recientes en ese campo son el Big Data y el Blockchain.

La implementación del Big Data en la inteligencia financiera

Aunque es un «concepto de moda» en entornos relacionados con la tecnología y todo el mundo coincide que es una línea de trabajo imprescindible a día de hoy, existen ciertas dudas y confusiones  con lo que realmente significa Big Data y cómo se aplica de manera efectiva.Se considera Big Data a la gestión y análisis de enormes cantidades de datos que, a día de hoy, no pueden ser tratados de manera convencional, ya que superan los límites y capacidades de las herramientas de software habitualmente utilizadas para la captura, gestión y proceso de datos. Se trata, pues de un concepto que hace referencia a la especialización, al volumen y al marco tecnológico en el que se trabaja.

El objetivo de Big Data, como sucede con otros sistemas de análisis convencional, es transformar el dato desnudo en información de calidad que facilite la toma de decisiones, incluso en tiempo real. En ese sentido, la gestión financiera se ha podido beneficiar de esta aproximación al trabajo de campo, ofreciendo soluciones de software de gestión innovadoras, como Talentia Finance, que permiten un manejo de un volumen alto de datos en tiempo real y que ofrecen una visión ajustada y dinámica de las finanzas empresariales, mejorando ostensiblemente el rendimiento y capacitando a los responsables de la toma de decisiones, aumentando su control de la situación y su conocimiento del status financiero en todo momento.

El Blockchain, o la desaparición de los intermediarios

Otro de los conceptos omnipresentes a día de hoy en el mundo de la informática es el de Blockchain o cadena de bloques, tecnología en la que se basan las criptomonedas. El Blockchain puede transformar para siempre la manera en la que se transmiten los datos en la red y, por supuesto, el sector financiero a corto plazo. De hecho, los expertos vaticinan que será la principal herramienta de gestión financiera para 2020.

La tecnología Blockchain se basa en el registro distribuido, descentralizado y sincronizado de información de manera segura, ya que ésta se encuentra encriptada. En lo referente a las finanzas empresariales, plantea un escenario sin entidades bancarias, ya que las transferencias se realizan directamente entre el emisor y el receptor de una determinada cantidad, siendo la operación anónima, pero verificada por varios actores o nodos presentes en la misma red en la que se encuentran tanto emisor como receptor.

Una vez que la operación es verificada pasa a sumarse a otras similares en una cadena. La dimensión y el volumen de las operaciones de la cadena viene determinada por la propia red y, una vez que llega al límite, esa cadena particular se verifica de nuevo y se sella. Una vez que la cadena es sellada, todas las operaciones de la misma se llevan a cabo sin que puedan existir injerencias o modificaciones de terceros. Todos los procesos se realizan en décimas de segundo.

Más allá de tratarse de una tendencia, el manejo de información siguiendo este esquema será la norma en el sector en breve, por lo que el software de gestión financiera realmente innovador debe tener en cuenta este nuevo paradigma para garantizar la solidez y el flujo fiable de datos, así como la gestión financiera eficiente y adaptada a la nueva realidad.

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Por qué implementar un software de gestión financiera en la empresa

Realizar una potente inversión en un software de gestión financiera siempre es una decisión capital para cualquier empresa. Los recursos destinados a la gestión óptima de nuestro plan financiero deben de reportar beneficios a la mayor brevedad posible. Y, desde luego, una solución personalizable y adaptada a lo que necesitemos es siempre una buena decisión. El 40% de las entidades que se decantan por utilizar soluciones especializadas de software en su gestión financiera experimentan un aumento en su rentabilidad a medio plazo. Veamos algunas razones para implementar este tipo de herramienta.

Solución para controlar en tiempo real el plan financiero

El área responsable, tanto del plan financiero como de la tesorería, debe tener acceso en tiempo real al estatus fiable de las finanzas empresariales en todo momento, sin importar la dimensión, complejidad o el volumen de las operaciones. Un software de gestión financiera permite acceder a esta información, de manera colaborativa, a todos los integrantes del equipo de trabajo en tiempo real y generar informes confiables, precisos y detallados de importancia capital para las esferas directivas.

Este tipo de información confiable no sólo es apropiada para el control y el análisis en tiempo real. También es imprescindible si se quiere trabajar con un alto grado de previsión. De hecho, los informes personalizados generados por un software de gestión financiera pueden ser esenciales para afrontar auditorías externas, en el caso de que se produzcan. También si se quieren prevenir riesgos, a través de alertas predefinidas relacionadas con desviaciones financieras y con todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa.

Una herramienta para dominar entornos multinacionales

En el contexto globalizado de hoy no es raro tener localizadas varias filiales de la empresa en distintos países, diferente al de la propia corporación. Esto implica diversos marcos legales, diferentes escenarios en los que operar y contextos heterogéneos. Pero la gestión puede unificarse y estandarizarse a través de software de gestión — con soluciones como Talentia Financial Suite, por ejemplo —, eliminando disonancias y permitiendo que aumente la efectividad, optimizando la gestión sin importar el entorno y generando valor y beneficio.

Personalización del trabajo con el usuario en mente

Con un software BOB — Best of breed — implementado en la actividad diaria, las soluciones se adaptan a los entornos cambiantes y a los distintos momentos de vida de la propia empresa, alcanzando un altísimo grado de especificidad en las funciones. Son soluciones modulables, que pueden crecer  al mismo ritmo que tu empresa, personalizable y con una interfaz pensada para el usuario como una herramienta de trabajo eficaz.

En todos y cada uno de los casos, pues, una inversión en software de gestión financiera como el ofrecido por Talentia Software es realmente una inversión en nuestra cuenta de beneficios a largo plazo. Un plan financiero ajustado, fiable, dinámico, bien gestionado y preparado para afrontar imprevistos es una garantía de buenos resultados empresariales. Del mismo modo, el software de gestión financiera permite obviar las obsoletas soluciones basadas en hojas de cálculo que resultan lentas, propensas a generar errores, poco fiables y nada flexibles ante una realidad empresarial cambiante y con aspiración de crecimiento.

Realizar una potente inversión en un software de gestión financiera siempre es una decisión capital para cualquier empresa. Los recursos destinados a la gestión óptima de nuestro plan financiero deben de reportar beneficios a la mayor brevedad posible. Y, desde luego, una solución personalizable y adaptada a lo que necesitemos es… Read More

3 pasos para mejorar el Reporting Financiero

Ser capaz de administrar los datos de la compañía en un solo sistema dedicado a los informes financieros, es un paso adelante para que las organizaciones crezcan, ahorren tiempo y puedan obtener información que les permita tomar decisiones con seguridad.

¿Cuáles son los pasos a seguir para tener un informe efectivo?

Aquí puede consultar la siguiente infografía que contiene 3 puntos clave para obtener un Reporting Financiero efectivo.

 

Ser capaz de administrar los datos de la compañía en un solo sistema dedicado a los informes financieros, es un paso adelante para que las organizaciones crezcan, ahorren tiempo y puedan obtener información que les permita tomar decisiones con seguridad. ¿Cuáles son los pasos a seguir para tener un informe… Read More

Gestión del Rendimiento Empresarial: la evolución del reporting

Los ciclos del reporting financiero se encuentran, más que nunca, bajo gran presión. Los nuevos estándares de cumplimiento, mayores expectativas de transparencia y los elevados niveles de trazabilidad han contribuido a un cambio considerable en la forma en que las organizaciones informan sobre su rendimiento. Como resultado, la Gestión del Rendimiento Empresarial se está convirtiendo en la tarea más estratégica ya que permite a las organizaciones ser más eficientes y mantenerse por delante de su competencia directa.

Los beneficios son claros: Un enfoque consolidado de los datos de negocio más importantes, y no solo de la información financiera, proporciona un contexto más amplio a través de comparativas presupuestarias detalladas y previsiones futuras, que combina los datos de todos los departamentos claves. Según este modelo, el proceso de reporting incluye indicadores avanzados del canal de ventas, análisis de la competencia, lanzamiento de productos y niveles de satisfacción del cliente.

Como el objetivo principal del reporting es revelar qué sucede en el negocio en cualquier momento, esta evolución es esencial para seguir el ritmo acelerado del panorama empresarial de hoy en día, con informes financieros accesibles a múltiples equipos para que pueda establecerse una colaboración.

El diálogo interdepartamental permite que el área de Finanzas pueda trabajar estratégicamente con el resto de los departamentos para mejorar el proceso de toma de decisiones.

Los sistemas de Gestión del Rendimiento Empresarial permiten a las partes claves interesadas tener acceso a la visión más reciente del negocio, frente a su presupuesto interno y a la competencia, así como al de la salud financiera de una empresa. La precisión de esto, sin embargo, depende en gran medida de la calidad de los datos. Si bien las hojas de cálculo se han usado tradicionalmente para informar, pueden ser engorrosas y propensas a errores costosos.

El software de Gestión del Rendimiento marca un cambio de enfoque.

Procesos extremadamente complejos, tales como la Consolidación, la Presupuestación y la Previsión, no son adecuados para ser gestionados en este tipo de formatos ya que dan lugar a una alta probabilidad de errores. Por el contrario, las mejores prácticas consideran que los datos estén almacenados en un solo repositorio que incorpore herramientas analíticas potentes y controles que garanticen validez, seguridad y calidad.

El clásico «row and column» de los datos del reporting financiero debe ser llevado a otro nivel, añadiendo contexto. Los profesionales de las Finanzas que no lo hagan no podrán cumplir con el objetivo principal del reporting financiero: llegar a las personas adecuadas, en el momento adecuado y con una información exacta y útil.

Los ciclos del reporting financiero se encuentran, más que nunca, bajo gran presión. Los nuevos estándares de cumplimiento, mayores expectativas de transparencia y los elevados niveles de trazabilidad han contribuido a un cambio considerable en la forma en que las organizaciones informan sobre… Read More

Cómo escoger el software más adecuado para el Reporting

Escoger el software más adecuado no es una tarea fácil. Tiene que tener en cuenta las características de su empresa, para qué y por qué necesita el Reporting, a quién quiere involucrar en el proceso… todo ello con el objetivo de obtener una imagen más clara y en detalle de la situación de su empresa.

Las herramientas de Reporting son soluciones colaborativas basada en tecnología web que integran los procesos de reporting financiero, informes operacionales y a nivel de planificación. Permiten una presentación de informes rápida y fiable garantizando la calidad de la información y facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Aquí tiene algunas claves a tener en cuenta cuando se halle en esta situación.

 

infografia-reporting-2-min

Si desea más información info.es@talentia-software.com

Escoger el software más adecuado no es una tarea fácil. Tiene que tener en cuenta las características de su empresa, para qué y por qué necesita el Reporting, a quién quiere involucrar en el proceso… todo ello con el objetivo de obtener una imagen más clara y en detalle de… Read More

Tres consejos para mejorar sus procesos de Reporting financiero

El Reporting financiero es una tarea clave para todas las empresas. Dada la creciente presión a la que se ven sometidos los profesionales financieros para realizar informes precisos y gestionar los datos correctamente, es esencial que el proceso sea eficiente y disminuya el riesgo de errores siempre que sea posible.

Existen unos sencillos pasos que pueden tenerse en cuenta para allanar el camino a su tarea de Reporting.

1. Tenga una única fuente de datos

Mientras que muchas empresas todavía dependen insistentemente de las hojas de cálculo, diversos estudios han demostrado que tienen una gran tendencia a provocar errores, el 88 % de ellas los contienen. Al mantener todos los datos en un solo lugar, evita los riesgos relacionados con tratar de hacer malabares con múltiples hojas de cálculo, situación en la que la probabilidad de cometer un error aumenta drásticamente. Las hojas de cálculo se consideran una solución económica y fácil de utilizar, aunque la realidad en la recopilación de datos de diversas fuentes es que ocasionan una enorme pérdida de tiempo dado que la consolidación de los libros es un gran reto, en especial para grandes empresas. Otro problema que se presenta es el control de versiones con diversos usuarios que cambian los documentos en diferentes momentos y que anulan el trabajo previamente guardado. Contar con una fuente certera, en la que los datos se consoliden y actualicen automáticamente, le permite confiar en la precisión de su labor de Reporting.

2. Colabore de manera efectiva

Andar detrás de la gente por teléfono o correo electrónico para estar al tanto del progreso de las tareas puede ser difícil y estresante. Los sistemas con herramientas de flujo de trabajo le ofrecen un control visual de en qué estado se encuentran las cosas y quién es el responsable de ellas en cada etapa, lo que permite a los usuarios colaborar con eficacia en los proyectos. Pueden establecerse recordatorios y disponerse controles, lo que se traduce en que usted está al tanto de cada fase del proceso y de cada miembro del equipo.

3. El autoservicio es fundamental

A medida que las empresas crecen, normalmente también lo hace el número de usuarios del software financiero. Los sistemas con autoservicio disminuyen el tiempo empleado en la introducción y manipulación de datos en la oficina central, lo que permite a su equipo dedicarse a la toma de decisiones importantes sobre la dirección de la empresa. Por seguridad, los usuarios pueden agruparse y ofrecerles acceso solo a ciertas funciones o gráficos, lo que significa que puede mantener la información financiera crítica a buen recaudo incluso con múltiples usuarios.
Ahora piense, ¿hace estas tres cosas de manera eficaz en su empresa en la actualidad?

 

Talentia Software ha elaborado recientemente un Whitepaper (La Tecnología en el núcleo) que explica cómo un enfoque digital integrado permite proporcionar información empresarial en tiempo real y traducir los datos en conocimiento. Haga clic aquí para leer más.

El Reporting financiero es una tarea clave para todas las empresas. Dada la creciente presión a la que se ven sometidos los profesionales financieros para realizar informes precisos y gestionar los datos correctamente, es esencial que el proceso sea eficiente y disminuya el riesgo de errores siempre que sea posible. Read More

Infografía sobre Gestión de Presupuestos

El proceso de elaboración de los presupuestos es para las empresas un punto clave y un ejercicio estratégico indispensable.

Este proceso se basa en algunos indicadores básicos analizados en profundidad en la encuesta realizada por Talentia Software en colaboración con CXP (Conseil et en analizar soluciones logicielles pour l’entreprise et ses oficios) y DFCG (Asociación Nationale des directeurs Financieros et de Controle de Gestion), y que puede encontrar resumidos en la siguiente infografía:

Infographie-Budget-2015-ES

Lea el documento completo (en francés)

El proceso de elaboración de los presupuestos es para las empresas un punto clave y un ejercicio estratégico indispensable. Este proceso se basa en algunos indicadores básicos analizados en profundidad en la encuesta realizada por Talentia Software en colaboración con CXP (Conseil et en analizar soluciones logicielles pour… Read More